ferramentas de gestão de documentos

Conheça as 11 Melhores Ferramentas de Gestão de Documentos Para 2021

Documentos e arquivos são uma parte essencial do seu negócio.

Esteja você administrando uma grande organização, uma pequena empresa ou até mesmo  trabalhando em casa, é provável que esteja a criar muitos documentos. Após criar esses documentos, precisa mantê-los seguros e organizados para garantir que a sua equipa e clientes possam acessá-los facilmente.

Para tornar as coisas mais simples, pode usar um software de gestão de documentos.

A necessidade dessas ferramentas aumenta, com o mercado global de ferramentas de gestão de documentos provavelmente atingindo US $ 11,06 biliões em 2028.

Essas ferramentas estão se tornando cada vez mais populares, e por um bom motivo.

Eles ajudam a manter os arquivos organizados e seguros para garantir uma colaboração perfeita entre todas as partes interessadas. Eles também simplificam o upload, o download ou apenas o acesso a arquivos de qualquer plataforma, dispositivo ou navegador da web.

Para ajudá-lo a tomar a decisão certa, classifiquei e analisei as melhores ferramentas de gestão de documentos. Essas revisões são baseadas nos seus principais recursos, facilidade de uso, integrações, ciclo de vida do documento, formatos de arquivo, automação do fluxo de trabalho, planos de preços e muito mais.

Divulgação:  Eu recebo uma compensação de afiliado por alguns dos links abaixo sem nenhum custo para você se você decidir comprar um plano pago. No entanto, estas são as melhores ferramentas de gestão de documentos que eu recomendo. Pode ler a nossa divulgação completa de afiliados na nossa política de privacidade.

Vamos começar.

Quais são as melhores ferramentas de gestão de documentos?

Aqui estão as minhas principais escolhas para as melhores ferramentas de gestão de documentos para usar este ano.

Dropbox

site dropbox

O Dropbox é um dos mais populares sistemas de gestão de documentos tudo-em-um disponíveis. Ele permite a gestão de ativos digitais para documentos tradicionais e multimédia. Também permite a edição dos documentos, sendo as alterações visíveis em tempo real para outros utilizadores.

Com novos recursos como reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para transformar imagens em texto e toneladas de integrações de aplicativos de terceiros, não pode errar com o Dropbox.

Características principais

  • Ferramenta de transferência de contas – Permite a transferência segura de arquivos entre vários utilizadores em caso de confusão ou mudança de responsabilidades.
  • Dropbox Showcase – Apresente todos os seus trabalhos em páginas geridas profissionalmente e monitorize o engajamento dos utilizadores com os seus arquivos.
  • Integração de aplicativos de terceiros – O Dropbox oferece integração robusta com mais de 3.00.000 aplicativos conectados.
  • Suporte ao vivo – O seu suporte ao vivo oferece serviço robusto por e-mail, chat e chamadas telefónicas.

Prós

  • Oferece o recurso de ‘limpeza remota’ para limpar instantaneamente os seus arquivos de dispositivos roubados e contas hackeadas para manter os dados protegidos
  • Permite monitorizar a atividade da sua equipa por meio do painel de administração
  • Fornece acesso temporário através de links expiráveis ​​e desativa downloads em links
  • Ajuda a recuperar arquivos excluídos, restaurando a versão anterior do arquivo
  • Sincroniza entre dispositivos e plataformas
  • Vem com um recurso chamado ‘gestor de pastas da equipa’ para ajudá-lo a obter controle e visibilidade sobre as pastas da equipa
  • Oferece uma série de planos de armazenamento flexíveis

Contras

  • A versão móvel não é tão amigável quanto a versão desktop
  • Uploads podem ser lentos

Preços

Os seus planos Standard e Advanced custam US $ 12,50 e US $ 20 por mês, respetivamente. O preço do seu plano Enterprise está disponível mediante solicitação.

Zoho Docs

site zoho docs

O Zoho Docs é outro software de gestão de documentos popular nesta lista. Ele permite que armazene e gerencie todos os seus arquivos na nuvem com segurança. Ele também oferece ferramentas de colaboração poderosas, incluindo compartilhamento de grupo e sincronização bidirecional, para ajudá-lo a trabalhar com clientes e funcionários remotos de forma eficiente.

Características principais

  • Armazenar documentos – Permite que os utilizadores armazenem facilmente arquivos grandes, incluindo vídeos, pastas e até bancos de dados completos.
  • Email In – Envie documentos instantaneamente do seu e-mail ou scanner para a conta na nuvem sem fazer login.
  • Organização limpa – Crie facilmente pastas e subpastas para categorização limpa de arquivos com base no projeto, função e tipos de arquivo.
  • Sincronização bidirecional – Pode trabalhar online ou offline na sua área de trabalho, os arquivos são atualizados automaticamente quando estiver online novamente.

Prós

  • Permite que transfira um grande número de pastas sem baralhar o pedido
  • Cria backup automático de arquivos para evitar perda de dados
  • Permite que carregue arquivos em massa
  • Permite que crie um grupo para compartilhar arquivos com vários utilizadores ao mesmo tempo
  • Fornece chat no aplicativo para colaborar com diferentes membros da equipa
  • Define lembretes e tarefas para gerir e delegar trabalho entre equipes
  • Salva os seus arquivos em diferentes servidores em vários locais
  • Ele fornece segurança rigorosa criptografando arquivos através de uma chave de 2048 bits, baseada em RSA construída por Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Oferece o recurso de trilha de auditoria para rastrear edições feitas por outros utilizadores
  • Permite que personalize conforme os seus requisitos de marca
  • Oferece uma versão gratuita para até 5 utilizadores

Contras

  • O interface de utilizador parece básico e fora da data
  • O tempo de carregamento do aplicativo é lento

Preços

Os seus planos pagos começam a partir de US $ 5 por mês. Também terá uma avaliação gratuita de 15 dias.

eFileCabinet

site efilecabinet

O eFileCabinet é outro poderoso sistema de gestão de documentos (DMS) que ajuda você a digitalizar e tornar arquivos digitais instantaneamente. Ele também permite enviar um único arquivo em vários formatos com links protegidos por senha e categorizar e localizar arquivos facilmente.

Características principais

  • Pesquisa poderosa – permite uma pesquisa de texto completo para pesquisar qualquer arquivo localizado em qualquer pasta. Ele organiza, reconhece automaticamente, nomeia e armazena todos os documentos usando as informações presentes nos arquivos.
  • Gerenciamento de fluxo de trabalho – analise facilmente o instantâneo do fluxo de trabalho do seu documento. Ele também permite que dê uma olhada em estágios específicos do fluxo de trabalho.
  • Modelos embutidos – aproveite os modelos para a estrutura de pastas que deseja manter em todo o sistema. Também pode realizar a criação de documentos com nomes predefinidos.
  • Solicitações de arquivo – permite que clientes e funcionários remotos carreguem arquivos remotamente no sistema por meio do acesso de convidado, aproveitando o seu recurso Solicitação de arquivo.

Prós

  • Permite que você defina a governança de pastas individuais, armários, gavetas de arquivos
  • Você pode enviar uma solicitação de assinatura eletrônica a qualquer pessoa para qualquer documento
  • Permite manter uma trilha de auditoria separada para documentos assinados para garantir conformidade e segurança
  • Fornece um aplicativo de desktop amigável
  • Importa e-mails e anexos em uma pasta pré-definida
  • Oferece suporte técnico responsivo
  • Vem equipado com aplicativos móveis Android e iOS
  • Permite que você carregue documentos diretamente da câmera
  • Aproveite a autenticação de dois fatores e a permissão baseada em funções para aumentar a segurança
  • Criptografia ponta a ponta para compartilhamento e armazenamento de arquivos
  • Fornece integração com aplicativos de terceiros, incluindo Salesforce e Microsoft Office

Contras

  • Poderia ser mais amigável

Preços

Os seus planos de assinatura começam em US $ 15 por mês e vão até US $ 199 por mês. Também recebe uma demonstração gratuita.

DigitalDrawer

site digitaldrawer

O DigitalDrawer é uma das opções preferidas das empresas de médio porte no retalho, manufatura e educação, entre outros. Consegue digitalizar e armazenar documentos instantaneamente e oferece armazenamento de documentos no local para uma camada de segurança adicional.

Se procura digitalizar fotos especificamente, dê uma olhada no meu post de resumo sobre o melhor software de digitalização de fotos.

Características principais

  • Organização de documentos – organize facilmente todos os seus documentos num local centralizado com uma estrutura familiar de arquivos / pastas baseada no Windows. Ele também permite armazenar arquivos em vários gabinetes de arquivos para facilitar a segregação.
  • Flexível – mescle facilmente documentos ou adicione páginas a documentos já existentes. Também pode rotular novamente os documentos com índices diferentes.
  • Importação fácil – aproveite os recursos de arrastar e soltar, copiar e colar e digitalizar ou importar para importar facilmente arquivos diretamente para a unidade.
  • Segurança – Oferece segurança poderosa para todos os documentos por meio da criptografia AES-128 bits. Também pode aproveitar a trilha de auditoria para controlar as alterações feitas em qualquer documento.

Prós

  • Personalize instantaneamente gabinetes de arquivos para requisitos específicos de negócios
  • Aproveite o controle de versão para obter acesso a versões mais antigas do mesmo arquivo
  • Com a pesquisa por palavra-chave e texto, você pode encontrar facilmente os arquivos armazenados em qualquer pasta da unidade
  • Permite que você imprima documentos diretamente da unidade
  • Capture e importe vários documentos ao mesmo tempo
  • Ele sincroniza as alterações feitas nos arquivos de qualquer dispositivo
  • Colabore facilmente com diferentes partes interessadas, revisando as alterações feitas no arquivo em tempo real
  • Oferece um teste gratuito

Contras

  • Oferece recursos limitados
  • Não é adequado para grandes organizações

Preços

Pode comprar uma licença de utilizador único do software a um custo único de $ 1.200 ou pode ir com o seu plano de assinatura de $ 500 / ano.

FileHold

site filehold

O FileHold é uma solução de gestão de documentos empresariais (DMS) acessível e fácil de instalar. Pode facilmente digitalizar, armazenar e indexar documentos por meio do software. Para garantir segurança absoluta, também pode instalar o software no seu servidor local.

Características principais

  • Formulários eletrônicos – Extraia facilmente informações de metadados de formulários eletrônicos, aproveitando as ferramentas padrão do Microsoft Word presentes em formulários do Office ou PDF.
  • Courier – É um método seguro de envio de documentos que também envia o comprovante de entrega. Ele também notifica os destinatários por meio de e-mails com um link para o documento.
  • Gerenciamento de arquivos – permite que você se torne mais eficiente, diferenciando suas tarefas diárias e tornando o gerenciamento de arquivos um processo eficaz.
  • Digitalização e geração de imagens – elimine o papel digitalizando e gerando imagens diretamente dos documentos para enviar a diferentes usuários em todo o mundo.

Prós

  • Oferece suporte a vários navegadores
  • Vem com um software de smartphone capaz para facilitar o gerenciamento de todos os documentos
  • Ele vem equipado com pesquisa avançada semelhante ao Google que aproveita os metadados do documento para ajudá-lo a encontrar resultados relevantes
  • Você pode integrá-lo de forma eficiente com o Microsoft Office para permitir o acesso direto a ferramentas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel e Visio
  • Gerencie facilmente os documentos mais recentes e arquivados por meio de políticas avançadas de disposição e retenção
  • Aproveite a capacidade de check-in / check-out para evitar sobrescrever enquanto estiver trabalhando em um documento específico
  • Crie pastas virtuais para obter uma agregação infinita de arquivos
  • Permite que você trabalhe nos documentos offline, e todas as alterações serão salvas quando você estiver online novamente
  • Oferece gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e arquivamento

Contras

  • Se você é um iniciante, pode achar um pouco desafiador entender suas funcionalidades
  • A interface do usuário não é amigável

Document Locator

site document locator

O Document Locator oferece integração poderosa com o Windows e uma hospedagem em nuvem eficiente para gestão conveniente de arquivos. Alguns dos seus recursos mais impressionantes incluem controle de versão, digitalização sem papel, controle de documentos, gestão de e-mail e muito mais.

Características principais

  • Digitalização – O Document Locator permite converter facilmente documentos em papel em arquivos totalmente pesquisáveis. Também pode realizar a captura de documentos e entender fatos importantes sobre o documento como metadados de arquivo.
  • Fluxos de trabalho automatizados – Oferece uma variedade de recursos de fluxo de trabalho, incluindo tempo limite, processos baseados em funções, pontos de controlo de qualidade e modelos de notificação personalizáveis, entre outros.
  • Opções de pesquisa – Pode pesquisar arquivos através de vários recursos, incluindo pesquisa rápida, pesquisa avançada, pesquisa avançada ou pesquisa My DL.
  • Aprovação de documentos – Capture facilmente a aprovação de documentos eletrónicos para garantir transparência e conformidade. Ele também oferece suporte a etapas únicas do aprovador e várias etapas complexas do aprovador.

Prós

  • Permite que você capture os metadados de arquivos digitalizados de zonas, folhas de rosto, códigos de barras ou selecione individualmente na tela usando a visualização no Document Pro
  • Oferece suporte em navegadores, dispositivos e plataformas
  • Aumenta a flexibilidade do processo por meio de opções de delegação
  • Você pode automatizar operações centradas em documentos para evitar repetibilidade e aumentar a eficiência da operação
  • Revise uma amostra definida de fluxo de trabalho para um melhor controle de qualidade
  • Permite que você acompanhe o status da revisão do documento e as etapas de aprovação
  • Notificações e lembretes automáticos agilizam o processo de aprovação de documentos

Contras

  • A interface do usuário é um pouco desleixada
  • Oferece treinamento oferecido apenas algumas vezes por ano

Preços

Os seus preços de licença começam em $ 250 e vão até $ 400.

HighTail

site hightail

O HighTail permite a gestão de documentos mais amigável e intuitivo. Além disso, permite que profissionais de criação partilhem facilmente grandes arquivos, incluindo vídeo, arte, design, fotografia e arquivos de apresentação, entre outros.

Características principais

  • Visualização em alta resolução – você pode visualizar ou transmitir arquivos grandes sem baixá-los.
  • Conversa em tempo real – indivíduos ou equipes podem receber e-mails em tempo real, atualizações de projetos e comentários.
  • Anotações à mão livre – Permite revisar os arquivos desenhando uma caixa, seta, linha ou forma à mão livre para marcar os arquivos multimídia.
  • Comparação de versão – você pode aproveitar a comparação de versão lado a lado dos arquivos na mesma tela para avaliar as alterações e fornecer feedback facilmente.

Prós

  • Permite que os usuários forneçam feedback mais claro por meio de um comentário direto no arquivo, resultando em menos resultados e um produto final melhor
  • Otimiza e consolida o processo criativo para reduzir o tempo de colocação no mercado
  • Os destinatários não precisam de uma conta para controles de acesso para visualizar os arquivos compartilhados
  • Vem com criptografia AES de 256 bits, junto com ofertas de segurança de nível empresarial para fornecer segurança rigorosa em todo o sistema
  • Fornece o recurso de ‘enviar rastreador’ para descobrir quando os arquivos são entregues e baixados
  • Visualize vários arquivos de uma vez por meio de pastas visuais
  • Oferece uma versão gratuita para indivíduos

Contras

  • Os links compartilhados expiram muito rapidamente
  • O recurso de pesquisa não é amigável

Preços

Seus planos premium começam em $ 12 por mês e vão até $ 36 por mês.

Evernote Business

site evernote business

O Evernote Business é, sem dúvida, uma das ferramentas mais populares para gestão de arquivos. Ele ajuda você a criar e partilhar notas e arquivos facilmente para criar um local de trabalho mais inteligente e produtivo. Todos os seus recursos se concentram principalmente em aumentar a produtividade do negócio.

Características principais

  • Aumente a produtividade – as equipes podem coletar, categorizar e compartilhar ideias de maneira eficiente para aumentar a produtividade.
  • Web Clipper – armazene instantaneamente capturas de tela do site na sua conta EverNote. Você pode salvar facilmente todas as informações úteis online e encontrá-las cortadas sempre que precisar.
  • Modelos embutidos – você pode aproveitar os modelos embutidos do Evernote para economizar tempo e esforço enquanto atende a necessidades específicas. Os modelos fáceis de instalar são altamente personalizáveis ​​e você pode até mesmo usá-los infinitas vezes.
  • Integração extensa – oferece ampla integração com aplicativos de terceiros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e Slack, entre outros.

Prós

  • Permite o recorte de capturas de tela para capturar as informações de que você precisa
  • Oferece vários atalhos de teclado para aumentar sua eficiência
  • Permite que você edite arquivos e contas em tempo real
  • Ele também permite que você pesquise notas manuscritas, imagens do quadro branco e imagens digitalizadas
  • É capaz de identificar 11 idiomas manuscritos e 28 idiomas datilografados
  • Evernote for Business também suporta Penultimate para iPad
  • Permite digitalizar documentos físicos e mantê-los como arquivos protegidos

Contras

  • A organização dos itens não é isenta de erros
  • A sincronização de arquivos maiores é um pouco lenta

Preços

Os planos pagos começam a partir de US $ 14,99 por mês, por usuário.

Smartsheet

site smartsheet

O Smartsheet é uma das escolhas preferidas das empresas para obter gestão de projeto, partilha de arquivos e colaboração sem problemas. Um dos seus principais recursos é que ele oferece ampla integração com aplicativos de terceiros, incluindo Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier e muito mais.

Características principais

  • Modelos predefinidos – oferece modelos predefinidos para ajudá-lo a definir fluxos de trabalho e processos de negócios de uma maneira muito mais fácil.
  • Colaboração de conteúdo – supervisione facilmente o progresso da produção de sua planilha, atribua tarefas, aproveite lembretes automatizados, permita que outros usuários revisem o conteúdo e forneça feedback detalhado por meio de anotações fixadas.
  • Altamente seguro – o Smartsheets aproveita a redundância de dados de vários sites, hospedagem na Equinix e recursos da AWS para garantir que seus documentos estejam seguros.
  • Automação – você pode automatizar processos repetitivos, solicitando aprovações ou enviando alertas e atualizações.

Prós

  • Permite combinar caminhos condicionais e múltiplas ações para automatizar seus fluxos de trabalho facilmente
  • Permite colaboração eficiente, atualizando os dados em tempo real em diferentes aplicativos
  • Substitua ou mescle facilmente dados de planilhas do Excel, arquivos CSV e planilhas do Google no Smartsheet
  • Fornece interface de usuário de arrastar e soltar fácil de usar para personalizar seu painel
  • Fornece acesso em tempo real em seu smartphone por meio de aplicativos iOS e Android
  • Permite que terceiros revisem arquivos e documentos

Contras

  • Precisa se esforçar muito para aprender a sua longa lista de recursos

Preços

O preço padrão começa em US $ 14 por mês. Para planos empresariais com recursos mais avançados, você deve entrar em contato com o fornecedor.

Onehub

site onehub

O Onehub é outro software de gestão de documentos, poderoso nesta lista. Ele oferece upload fácil de arquivos com a sua funcionalidade de arrastar e soltar. Além disso, permite aos utilizadores controlar versões, organizar arquivos em subpastas e compartilhar com segurança.

Características principais

  • Faça upload de arquivos facilmente – faça upload de arquivos instantaneamente através do recurso de arrastar e soltar. Ele também permite o controle automático de versão de arquivos, organização baseada em pasta e gateway FTP seguro para uploads em massa.
  • Personalização – personalize facilmente as páginas, o logotipo e os temas de cores do aplicativo de acordo com as necessidades de sua marca. Você também pode adicionar um domínio personalizado e uma etiqueta em branco à sua conta.
  • Recursos de segurança – ele aproveita uma infinidade de recursos de segurança, incluindo permissões baseadas em funções, tempos limite de sessão, trilhas de auditoria e autenticação de dois fatores para ajudar a manter seus dados protegidos.
  • Visualização – Visualize facilmente a visualização de arquivos e documentos sem baixá-los em um navegador ou dispositivo móvel.

Prós

  • Permite que você entre em contato com o colaborador para aprovar ou revisar seus arquivos
  • Oferece integração fácil com Google Drive e OneDrive
  • Permite que você envie mensagens para se comunicar com todos os membros da equipe
  • Rastreie a atividade para saber quem está postando o quê e quando
  • Poste comentários em pastas para compartilhar feedback facilmente
  • Aproveite as trilhas de auditoria para revogar instantaneamente o acesso sempre que vir algo suspeito
  • Aplique facilmente uma política de senha complexa

Contras

  • O interface de utilizador parece um pouco desatualizada
  • Não pode criar subgrupos de utilizadores

Preços

Os seus planos pagos começam em $ 12,50 por mês e vão até $ 500 por mês.

InfoRouter

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O InfoRouter é outra ferramenta de gestão de documentos que pode ajudá-lo a gerir todos os seus documentos facilmente. No entanto, deve instalá-lo por meio do lado do servidor, sem componentes do lado do cliente. A boa notícia é que ele é altamente escalonável e pode aproveitar até 100 servidores para partilhar a carga de trabalho.

Características principais

  • Gerenciamento de registros – gerencie com segurança registros críticos para os negócios, enviando documentos para fluxos de trabalho predefinidos e rastreando seu status em tempo real.
  • Relatórios – Obtenha um relatório consolidado dos eventos que acontecem diariamente.
  • Multi-idioma – oferece suporte a vários idiomas que você pode aproveitar para notificações por e-mail.
  • Hot Folders – Importa automaticamente os dados das pastas monitoradas em pastas infoRouter predefinidas.

Prós

  • Permite que você converta imagens em arquivos PDF
  • Você pode criar um número ilimitado de pastas
  • Permite a criação de múltiplas pastas raiz
  • Suporta HTTPS e SSL
  • Permite que você personalize modelos de e-mail e texto
  • Suporta histórico de classificação e documentos classificados

Contras

  • O upload de arquivos grandes é um pouco lento
  • O interface do utilizador é complexo

Preços

O seu preço está disponível mediante solicitação.

Outras ferramentas ainda não revistas para esta lista incluem Docuware, M-Files e SharePoint.

O que são ferramentas de gestão de documentos?

Com as empresas migrando para a Internet, o software de gestão de documentos atrai muita atenção recentemente.

Muito simplesmente, eles são softwares usados ​​para organizar, indexar, armazenar, gerir e rastrear documentos em formato digital. Além disso, eles ajudam a converter documentos em formatos digitais com a ajuda de scanners com bastante facilidade.

Lidar com uma quantidade de dados é bastante desafiador, especialmente quando o documento está na sua forma física.

Na verdade, muita produtividade empresarial é perdida simplesmente ao superar os desafios de documentação. Após convertidos para formatos eletrónicos, fica mais fácil navegar pelos documentos. No final das contas, gasta menos tempo procurando por eles e pode se concentrar mais na coleta de informações.

Como usar as ferramentas de gestão de documentos?

As ferramentas de gestão de documentos são muito fáceis de usar. A maioria das etapas se sobrepõe, seja qual for o software que você usar.

Vejamos as etapas práticas com a ajuda do Evernote Business.

Visite o site e crie a sua conta e preencha os dados necessários se for uma conta empresarial.

Pode fazer o login e começar a criar conteúdo imediatamente. O Evernote é compatível com uma variedade de documentos, incluindo fotos, folhas de cálculo, artigos, cronogramas e notas. A maioria das ferramentas de software de documentos também permite esses documentos.

Em seguida, pode começar a adicionar utilizadores à sua conta comercial. Basta clicar no ícone do lado esquerdo que diz ‘Adicionar utilizadores’. Pode enviar convites por e-mail e pedir que participem.

Após adicionar um utilizador, ele conseguirá visualizar o repositório central de dados e informações. Aqui, é chamado Diretório do Espaço. Também pode dar-lhes acesso para fazer edições e alterações no repositório.

O Evernote também permite que faça anotações, configure chats de trabalho, crie atalhos e etiquetas, digitalize documentos e colabore em tempo real com os seus colegas.

O que deve procurar numa ferramenta de gestão de documentos?

Embora as suas escolhas e preferências variem conforme as suas necessidades e documentos comerciais, aqui estão alguns dos recursos básicos de que precisará sempre.

Arquivos.

O software deve permitir que arquive os seus documentos num repositório central, para pronto acesso e recuperação imediata de informações, por exemplo, Zoho Docs.

Integração extensiva.

O software de gestão de documentos deve fornecer integração fácil e ampla com aplicativos de terceiros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e muito mais. Ajuda no intercâmbio perfeito de documentos. Evernote Business é um ótimo exemplo.

Upload em massa

Os cenários de negócios envolvem vários documentos. É difícil e demorado carregá-los um por um. Portanto, deve escolher uma ferramenta de gestão de documentos que permite o upload em massa de documentos.

Segurança de documentos.

As empresas usam ferramentas de gestão de documentos para manipular e armazenar documentos confidenciais e classificados. O comprometimento de tais dados geralmente tem consequências de longo alcance para as empresas e pode até ameaçar a sua existência. É por isso que é necessário escolher uma ferramenta de gestão de documentos como o Digital Drawer para garantir uma poderosa segurança de dados.

Visualizações de alta resolução.

Quando usa uma ferramenta de gestão de documentos, não deve ter que baixar um documento toda a vez que quiser visualizá-lo. O software deve permitir visualizações em alta resolução sempre que quiser.

Não é uma lista holística de recursos. Existem muitos outros atributos essenciais que os utilizadores procuram, incluindo uma ampla variedade de modelos, chat em tempo real, nível de automação permitido, recurso de gestão de registos e muito mais.

Resumindo

Estas foram algumas das melhores ferramentas de gestão de documentos disponíveis. Com essa transformação digital, acabaram os dias dos documentos em papel. O armazenamento em nuvem é claramente a melhor opção. No entanto, todas essas ferramentas têm diferentes conjuntos de recursos e USPs.

Portanto, não há direito de declarar um vencedor claro, a sua seleção deve depender exclusivamente dos seus requisitos e orçamento.

Por exemplo, se procura uma solução gratuita / acessível, porém confiável, o EverNote Business pode ser uma excelente escolha. No entanto, se tem orçamento e precisa de uma solução empresarial com recursos mais avançados, convém usar o Smartsheet.

Reveja as diferentes ferramentas e os seus recursos cuidadosamente antes de tomar a sua decisão final.

Existem algumas ferramentas de gestão de documentos que gostaria de usar? Deixe-me saber nos comentários.

Leitura adicional: Para mais análises de software de negócios, confira os meus guias para os melhores aplicativos de agendamento, o melhor software de gestão de projetos e as melhores ferramentas de apresentação para experimentar este ano.

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